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Titel
Text copied to clipboard!Koordinator für Studentenakten
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Koordinator für Studentenakten, der für die Verwaltung, Pflege und Organisation aller studentischen Akten und Dokumente verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie die zentrale Anlaufstelle für Studierende, Dozenten und Verwaltungspersonal in Bezug auf studentische Unterlagen. Sie stellen sicher, dass alle Daten korrekt, aktuell und sicher gespeichert werden und unterstützen die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehört die Erfassung, Archivierung und Pflege von Studierendenakten, sowohl in physischer als auch in digitaler Form. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und unterstützen bei der Erstellung von Berichten, Statistiken und Auswertungen. Darüber hinaus sind Sie Ansprechpartner für Anfragen zu studentischen Unterlagen und helfen bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit Akten und Dokumenten.
Sie entwickeln und optimieren Prozesse zur Aktenverwaltung, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern. Die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards ist für Sie selbstverständlich. Sie schulen gegebenenfalls Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit dem Aktenmanagementsystem und sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe.
Für diese Position suchen wir eine zuverlässige, detailorientierte und serviceorientierte Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation. Sie sollten Freude am Umgang mit Daten und Dokumenten haben, über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen und gerne im Team arbeiten. Erfahrung im Bildungsbereich oder in der Verwaltung ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie Interesse an einer verantwortungsvollen Aufgabe in einer dynamischen Umgebung haben und einen wichtigen Beitrag zur Unterstützung von Studierenden leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Pflege von Studentenakten in physischer und digitaler Form
- Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien
- Bearbeitung von Anfragen zu studentischen Unterlagen
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung von Prozessen
- Erstellung von Berichten und Statistiken
- Archivierung und Organisation von Dokumenten
- Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit Aktenmanagementsystemen
- Laufende Verbesserung der Abläufe im Aktenmanagement
- Unterstützung bei Audits und internen Kontrollen
- Bearbeitung vertraulicher Informationen mit höchster Sorgfalt
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
- Erfahrung im Umgang mit Daten und Dokumenten
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Kenntnisse im Datenschutz und in der Datensicherheit
- Sicherer Umgang mit MS Office und Datenbanksystemen
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
- Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
- Belastbarkeit und Flexibilität
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung von Dokumenten?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Kenntnisse haben Sie im Bereich Datenschutz?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Haben Sie Erfahrung mit digitalen Aktenmanagementsystemen?
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Anfragen oder Änderungen?
- Wie würden Sie Prozesse zur Aktenverwaltung verbessern?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
- Warum interessieren Sie sich für diese Position?
